Welke informatie van een zieke werknemer mag de werkgever verwerken?
Uit bovenstaande volgt dat indien er sprake is van een zieke werknemer het niet de bedoeling is dat de werkgever vraagt naar de aard en oorzaak van de ziekte en gegevens hierover verwerkt. Dit geldt ook met betrekking tot informatie over de mogelijkheden en de beperkingen van de zieke werknemer. Als werkgever valt u niet onder de uitzondering van artikel 21 Wbp. Vragen over de aard en oorzaak van de ziekte is voorbehouden aan uw bedrijfsarts of de arbodienst. Hierbij is er namelijk sprake van een geheimhoudingsplicht.
De Autoriteit Persoonsgegevens heeft de bepalingen nader uitgewerkt in de beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers. Hierin heeft de Autoriteit Persoonsgegevens opgenomen welke gegevens u als werkgever wel kunt verwerken in het personeelsdossier van uw zieke werknemer. Hieronder volgt een korte uiteenzetting.
Op het moment dat u een ziekmelding ontvangt kunt u volgens de Autoriteit Persoonsgegevens als werkgever de volgende vragen over de gezondheid stellen en registeren:
- Het telefoonnummer en het (verpleeg)adres van uw werknemer.
- De vermoedelijke duur van het verzuim.
- De lopende afspraken en werkzaamheden.
- Of uw werknemer onder een vangnetbepaling van de ziektewet valt. Echter niet onder welke vangnetbepaling hij valt.
- Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval.
- Of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventuele aansprakelijke betrokkene is (regresmogelijkheid).
De beleidsregels vermelden dat het niet is toegestaan om andere gegevens over de gezondheid te verwerken dan de hierboven genoemde gegevens.
Een uitzondering op het verbod in de Wet bescherming persoonsgegevens is aan de orde indien u toestemming heeft van uw werknemer. Hierbij is echter voorzichtigheid geboden. Volgens de Wet bescherming persoonsgegevens moet het in geval van toestemming namelijk gaan om ondubbelzinnige toestemming. Bij de verhouding tussen de werkgever en werknemer speelt volgens de Autoriteit Persoonsgegevens het risico dat de werknemer de toestemming gelet op de positie van de werkgever niet helemaal vrijwillig verleent.
De verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk is gelet op iemand zijn gezondheid met het oog op een goede behandeling of verzorging van de werknemer is toegestaan. Hiervoor is in de regelgeving een uitzondering opgenomen. U kunt hier bijvoorbeeld denken aan de werknemer die een ziekte heeft waarbij het belangrijk is dat u weet hoe u in geval van nood moet handelen. De door de werknemer verstrekte informatie kan in dat geval geregistreerd worden.
Er zijn ook situaties denkbaar waarbij u informatie krijgt van derden. Van de bedrijfsarts ontvangt u bijvoorbeeld informatie die u nodig heeft om een beslissing te nemen over de loondoorbetaling, de verzuimbegeleiding en de re-integratie van uw werknemer. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft in beleidsregels opgenomen dat u de volgende door de bedrijfsarts verstrekte gegevens kunt verwerken in het personeelsdossier:
- De werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is. Hierbij kan gedacht worden aan de functionele beperkingen, de restmogelijkheden en de implicaties voor het soort werk dat uw werknemer nog kan doen.
- De verwachte duur van het verzuim.
- De mate waarin uw werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op de functionele
beperkingen, de restmogelijkheden en de implicaties voor het soort werk dat uw werknemer nog kan doen).
- Eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die u als werkgever met betrekking tot de re-integratie moet treffen.
Met betrekking tot de bewaarplicht is in de Wbp opgenomen dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn opgenomen. De wettelijke bepaling geeft geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. U kunt hierbij eventueel de richtlijnen hanteren die de Autoriteit Persoonsgegevens hiervoor geeft. Voor administratieve verzuimgegevens wordt een termijn van maximaal twee jaar na afloop van de arbeidsrelatie gegeven. Voor de eigenrisicodrager in het kader van de Ziektewet wordt vijf jaar genoemd en voor de eigenrisicodrager voor de WGA-uitkering tien jaar.
Het onjuist verwerken van de persoonsgegevens kan leiden tot een bestuurlijke boete. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft de bevoegdheid om een boete op te leggen aan organisaties indien zij de Wet bescherming persoonsgegevens overtreden. Een boete kan alleen direct worden opgelegd als sprake is van opzet of ernstig verwijtbare nalatigheid. Indien hier geen sprake van is, zal de Autoriteit Persoonsgegevens eerst een bindende aanwijzing dienen te geven. Er kan een termijn gesteld worden waarbinnen de aanwijzing zal moeten worden opgevolgd.
Tot slot bevat de regelgeving de mogelijkheid dat op verzoek van een belanghebbende een onderzoek wordt ingesteld naar de wijze waarop met betrekking tot de gegevensverwerking toepassing wordt gegeven aan de wettelijke bepalingen.
Terug naar overzicht